Comparatif
Perchis ou le tableur de suivi de portefeuille, que choisir
Presque tous les portefeuilles de documents de gestion durable commencent dans un tableur, et c’est un bon départ : il est gratuit, il se plie à votre façon de travailler et vous en connaissez déjà les raccourcis. La question n’est donc pas de savoir s’il fonctionne, mais jusqu’où. Ce comparatif oppose la feuille de suivi maison à un échéancier construit sur les itinéraires sylvicoles, critère par critère.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Perchis | le tableur de suivi de portefeuille |
|---|---|---|
| Mise en route | Reprise accompagnée des documents agréés, environ une demi journée pour cinquante documents | Immédiate, vous ouvrez un classeur et vous saisissez vos colonnes |
| Surface d’un seul tenant | Reconstituée depuis les références cadastrales, seuil de 20 hectares contrôlé commune par commune | Additionnée à la main, sans reconstitution des contiguïtés |
| Zonages contraignants | Natura 2000, ZNIEFF, abords de monument historique, captage et risque incendie superposés par unité | Une colonne de commentaire, remplie quand on y pense |
| Échéancier des coupes | Généré depuis l’itinéraire sylvicole sur toute la durée du document | Recopié année par année, à refaire à chaque modification |
| Contrôle de cohérence | Rotations, surfaces parcourues et volumes prévisionnels vérifiés avant dépôt | Aucun, hors formules que vous avez écrites vous même |
| Suivi du réalisé | Coupe faite, coupe en retard, coupe impossible, avec motif et date de constat | Cellule de couleur, dont la signification se perd en deux ans |
| Alerte de renouvellement | Déclenchée trois ans avant le terme du document | Tri manuel sur une colonne de dates, si quelqu’un pense à le faire |
| Lettre annuelle au propriétaire | Générée par propriété à partir du programme et du réalisé | Rédigée de zéro, donc rarement envoyée à tout le portefeuille |
| Travail à plusieurs | Utilisateurs nommés, transfert de portefeuille entre techniciens de secteur | Fichier partagé, versions concurrentes et dernière sauvegarde gagnante |
| Coût direct | 49 à 299 euros hors taxes par mois selon le nombre de documents suivis | Nul, hors le temps passé à le tenir et les rattrapages |
Le tableur décrit un état, pas un calendrier
La différence de fond n’est pas une question de fonctions, c’est une question d’objet. Un tableur enregistre ce que vous y écrivez : une ligne par propriété, quelques colonnes, un état à l’instant où vous l’avez saisi. Un échéancier sylvicole, lui, déduit le calendrier à partir des itinéraires attribués aux unités de gestion. Vous ne recopiez pas les coupes de l’année 7, elles découlent du peuplement, de l’essence objectif et de la rotation retenue, et elles se recalculent quand une intervention est déclarée faite ou impossible.
Cette différence se paie exactement au moment où le portefeuille grossit. À vingt documents, recopier un programme est un travail d’une heure. À cent, chaque modification d’itinéraire oblige à reprendre des dizaines de lignes réparties sur plusieurs onglets, et personne ne le fait. Le tableur cesse alors d’être faux le jour où il devient trop coûteux à corriger, et il continue pourtant à servir de référence, ce qui est la situation la plus dangereuse pour un cabinet.
Ce qui disparaît d’abord dans une feuille de suivi
Les cabinets qui reprennent un tableur constatent toujours les mêmes pertes, dans le même ordre. D’abord le motif : la cellule est passée en orange, plus personne ne sait pourquoi. Ensuite la date du constat, qui est pourtant ce que demandera un centre régional ou un notaire. Puis les zonages, notés une fois dans un commentaire jamais relu. Enfin le lien entre les surfaces du tableau et celles de la carte de peuplement, qui finit par diverger et qui déclenche une demande de complément au dépôt suivant.
La conséquence commerciale suit la conséquence technique. Sans motif ni date, la lettre annuelle est impossible à écrire sans repasser trois heures par dossier, donc elle n’est pas écrite, donc le forfait de suivi n’est pas facturé. Le tableur ne fait pas perdre de l’argent par ses erreurs, il en fait perdre par ce qu’il ne permet pas de produire chaque hiver, propriété par propriété, avec assez de contenu pour qu’un propriétaire signe sans discuter.
Ce qu’on garde du tableur, même après la bascule
Personne ne demande d’abandonner le tableur, et ce serait une mauvaise idée. Il reste imbattable pour une simulation ponctuelle, un calcul de recette prévisionnelle sur un lot, un tri rapide avant une réunion, ou un export à retravailler pour le service commercial bois. La bonne frontière est simple : ce qui doit rester vrai pendant quinze ans vit dans l’échéancier, ce qui doit servir une fois cette semaine vit dans un tableur que vous jetterez ensuite sans regret.
C’est aussi pour cela que la reprise part de vos fichiers existants plutôt que d’une page blanche. Vos tableurs de suivi contiennent l’histoire de votre portefeuille, y compris des informations qui ne figurent dans aucun document agréé : le propriétaire qui refuse toute coupe rase, la desserte impraticable avant juin, l’accord verbal avec un voisin. Ces lignes se réinjectent en commentaire d’unité de gestion, et c’est ce qui rend le nouveau portefeuille utilisable dès la première campagne.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si vous suivez moins d’une vingtaine de documents, sur un seul département, seul et sans intention de facturer un forfait de suivi, le tableur reste le bon choix et il le restera longtemps. Il est gratuit, il ne vous impose aucune structure et vous en maîtrisez chaque colonne. Tant que vous pouvez citer de tête les échéances de votre portefeuille et que personne d’autre n’a besoin d’y accéder, changer d’outil vous coûterait du temps sans rien vous rendre.
Le verdict
La bascule se joue sur trois signaux, pas sur le nombre de documents seul : une échéance découverte en retard, une deuxième personne qui doit accéder au portefeuille, ou l’envie de facturer un forfait annuel de suivi. Tant qu’aucun des trois n’est là, gardez votre tableur. Dès que deux le sont, le coût de la feuille maison n’est plus son prix, c’est ce qu’elle vous empêche de produire chaque hiver.
Questions frequentes
- Peut-on importer un tableur de suivi existant ?
- Oui, et c’est le point de départ recommandé. Vous transmettez vos feuilles de suivi et vos documents agréés au format numérique, et la reprise remonte les propriétés, les unités de gestion, les programmes en cours et les interventions déjà réalisées. Vous validez ensuite propriété par propriété. Comptez une demi journée pour cinquante documents, deux à trois jours pour un portefeuille de plusieurs centaines.
- Un tableur partagé en ligne ne règle-t-il pas le travail à plusieurs ?
- Il règle l’accès simultané, pas la cohérence. Deux techniciens peuvent écrire dans la même feuille sans conflit de version, mais rien n’empêche l’un de saisir une éclaircie sur une unité que l’autre a déclarée impossible la veille, ni de casser une formule de total. Le partage résout un problème de fichier, pas le problème de fond, qui est la traçabilité de chaque décision prise sur une unité de gestion.
- Faut-il maîtriser un tableur pour utiliser un échéancier sylvicole ?
- Non, et c’est plutôt l’inverse. Les cabinets les plus à l’aise avec les formules sont ceux qui ont construit les feuilles les plus complexes, donc les plus difficiles à transmettre. La saisie porte ici sur des objets métier, unité de gestion, peuplement, itinéraire, intervention, et non sur des colonnes. Un technicien de secteur qui n’a jamais écrit une formule de sa vie est opérationnel sur son portefeuille en une matinée.
Perchis ou le tableur de suivi de portefeuille, que choisir
La bascule se joue sur trois signaux, pas sur le nombre de documents seul : une échéance découverte en retard, une deuxième personne qui doit accéder au portefeuille, ou l’envie de facturer un forfait annuel de suivi. Tant qu’aucun des trois n’est là, gardez votre tableur. Dès que deux le sont, le coût de la feuille maison n’est plus son prix, c’est ce qu’elle vous empêche de produire chaque hiver.